Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Joensuun Setlementin rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Joensuun Setlementti Ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Tämä seloste on laadittu 31.5.2021 (päivitetty 4.1.2022).

 

1. Rekisterin pitäjä

Joensuun Setlementti ry

Niskakatu 4, 80100 Joensuu

toimisto@setlementtijoensuu.fi

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Henna Karhapää, henna.karhapaa@setlementtijoensuu.fi, 045 148 3887


3. Rekisterin nimi

Hallinto: Jäsenrekisteri, hallituksen yhteystiedot

Nuorisotyö: Nuorisotyön toimintojen rekisteri, Isosisarustoiminnan rekisteri, Sidosryhmärekisteri

KOLMIPORRAS-hanke: Asiakasrekisteri, Sidosryhmärekisteri

Seniorityö: viestintärekisteri, vapaaehtoistyörekisteri, sidosryhmä- ja osallistujarekisteri

Yhdessä vapaaehtoiseksi -hanke: osallistujarekisteri, sidosryhmärekisteri


4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hallinto: Yhdistyksen jäsenluettelo (“Jäsenrekisteri”) on henkilötietolaissa määritelty henkilörekisteri. Yhdistyslain mukaan yhdistyksen on pidettävä jäsenistään luetteloa. Jäsenrekisterin henkilötietoja käytetään luetteloinnin lisäksi yhdistyksen yhteydenpitoon, tiedottamiseen ja sääntömääräisten kokousten kokoon kutsumiseen. Hallituksen yhteystietoja käytetään yhdistyksen yhteydenpitoon, tiedottamiseen ja hallitustyöskentelyyn liittyen.

Nuorisotyö: Nuorisotyön toimintojen rekisterin käyttötarkoitus on Joensuun Setlementti Ry:n nuorisotyön avoimeen- ja pienryhmätoimintaan osallistuvien henkilöiden nimi- ja yhteystietojen sekä muiden tarvittavien henkilötietojen ylläpito. Henkilötietoja kerätään toiminnan turvallisuuteen liittyen ja niitä käytetään yhteydenpidossa nuoriin sekä heidän vanhempiinsa. Lisäksi kerättyjä tietoja hyödynnetään nuorisotyön raportoinnissa ja arvioinnissa rahoittajaa ja toiminnantoteuttajia varten tuloksellisen toiminnan mahdollistamiseksi ja todentamiseksi. Isosisarustoiminnan rekisterin käyttötarkoitus on Joensuun Setlementti Ry:n Isosisarustoimintaan osallistuvien henkilöiden nimi- ja yhteystietojen sekä muiden tarvittavien henkilötietojen ylläpito. Henkilötietoja käytetään Isosisarustoiminnan toteutuksessa, kuten yhteydenpidossa vapaaehtoisiin (“Isosisaruksiin”), lapsiin ja nuoriin (“Pikkusisaruksiin”) sekä heidän vanhempiinsa. Lisäksi henkilötietoja hyödynnetään toiminnan raportoinnissa ja arvioinnissa. Henkilötietoja kerätään myös turvallisuussyistä. Sidosryhmärekisterin käyttötarkoitus on Joensuun Setlementti Ry:n nuorisotyön ja Isosisarustoiminnan yhteistyökumppaneiden sekä toimintaan osallistuneiden harjoittelijoiden, työkokeilijoiden ja opiskelijoiden nimi- ja yhteystietojen ylläpito. Yhteystietoja käytetään toiminnasta viestimisessä, kehittämisessä, toteuttamisessa, raportoinnissa ja arvioinnissa.

KOLMIPORRAS-hanke: Asiakasrekisteriin kirjataan hankkeen toimintaan ilmoittautuneen nuoren (asiakas) ja hänen vanhempansa henkilö- ja yhteystiedot heidän omalla suostumuksellaan. Henkilö- ja yhteystietoja käytetään KOLMIPORRAS-hankkeen toiminnan suunnitteluun,  toteuttamiseen ja  tiedottamiseen. Hankkeen työntekijä täydentää ilmoittautuessa tallennettuja henkilö- ja yhteystietoja asiakassuhteen käynnistyttyä taustatiedoilla, lupatiedoilla sekä asiakkaan kanssa työskentelyyn liittyvillä tiedoilla. Työskentelyyn liittyviä tietoja kirjataan niiltä osin kuin on välttämätöntä hankkeen toiminnan ja sen vaikuttavuuden arviointia varten. Työskentelyyn liittyvien kirjausten tarkoitus on myös turvata tavoitteellinen ja osallistujaa tukeva toiminta. Taustatietoja tarvitaan hankkeen rahoittajalle tehtävää raportointia varten. Huoltajien/muiden yhteyshenkilöiden tietoja tarvitaan mahdollisia hätä- tai kriisitilanteita varten. Lupatietoja tarvitaan asiakkaan oikeuksien turvaamiseksi.  Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. KOLMIPORRAS-hankkeen sidosryhmärekisterin käyttötarkoitus on Joensuun Setlementti Ry:n, Joensuun seudun omaishoitajat ry:n ja Siun Soten yhteistyökumppaneiden sekä toimintaan osallistuneiden harjoittelijoiden, työkokeilijoiden ja opiskelijoiden nimi- ja yhteystietojen ylläpito. Sidosryhmärekistereihin kerätään tietoja julkisilta verkkosivuilta sekä kyseisiltä organisaatioilta/ tahoilta. Yhteystietoja käytetään toiminnasta viestimisessä, kehittämisessä, toteuttamisessa, raportoinnissa ja arvioinnissa.

Seniorityö: Viestintärekisterin tarkoituksena on pitää yhteyttä Rajaton ikä! -hankkeen toiminnoissa mukana oleviin henkilöihin ja tiedottaa hanketta koskevista asioista sekä toimialueen muista ajankohtaisista asioista. Viestintärekisteri käsittää myäs hankkeen alueittain perustetut tekstiviestiryhmät (Noljakka, Kiihtelysvaara, Tuupovaara, Eno, Uimaharju, Reijola), joiden kautta viestitään tekstiviestitse niille ryhmätoiminnoissa mukana oleville, jotka ovat antaneet puhelinnumeronsa nimenomaista käyttötarkoitusta varten. Henkilö saa itse valita, minkä alueen toiminnoista haluaa viestejä. Lisäksi viestintärekisteriin kerätään henkilön niin halutessa osoitetiedot ja sähköpostiosoitteet (alkaen keväästä 2020). Osoitetietoja käytetään kirjepostin (“aktivointikirjeet”) lähettämiseen. Sähköpostiosoitteita käytetään hankkeen virtuaaliryhmiin osallistumisen mahdollistamiseksi. Vapaaehtoistyörekisterin käyttötarkoitus on ylläpitää Joensuun Setlementti Ry:n seniorityön vapaaehtoistoimintaan osallistuvien nimi- ja yhteystietoja sekä muita tarvittavia henkilötietoja. Henkilötietoja käytetään vapaaehtoistyön toteutuksessa, raportoinnissa ja arvioinnissa. Tarkoituksena on myös pitää yhteyttä Rajaton ikä! -hankkeen vapaaehtoistoiminnassa mukana oleviin henkilöihin. Vapaaehtoistoimintaan lukeutuviksi henkilöiksi lasketaan: hankkeen vapaaehtoiset (“seniorikaverit”, ryhmätoimintojen ohjaajat), seniorikaveritoiminnan ikäihmiset/ seuraa kaipaavat henkilöt, joita vapaaehtoinen tapaa sovitusti sekä kirjekaverina toimivat vapaaehtoiset.  Sidosryhmä- ja osallistujarekisterin tarkoituksena on pitää yhteyttä sidosryhmiin sekä kerätä seniorihankkeen seurantaan tarvittavaa tietoa toimintoihin osallistuvista henkilöistä. Osallistujarekisteri kerätään toiminnoissa osallistujalistan muodossa. Sidosryhmärekisteriin kerätään myös listaus hankkeessa toimineista opiskelijoista. Oikeusperusteena on oikeutettu etu kyseessä olevan toiminnan hoitamiseksi tai rekisteröidyn suostumus.

Yhdessä vapaaehtoiseksi -hanke: Osallistujarekisteriin kirjataan hankkeeseen osallistuvan suostumuksella henkilö-, yhteys- sekä taustatiedot osallistujasta aloitus- sekä lopetusvaiheessa rahoittajan ohjeen mukaisesti. Henkilö- ja yhteystietoja käytetään hankkeen puitteissa yhteydenpitoon sekä tiedottamiseen. Taustatietoja hyödynnetään hankkeen vaikuttavuuden ja kohdentumisen arviointiin. Kaikkia osallistujan tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Tietoja raportoidaan rahoittajalle summatasolla, eikä yksittäisiä henkilöitä voida tällöin tunnistaa. Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. Jokaisella osallistujalla on oikeus saada nähtäväksi hänestä kirjatut tiedot. Tietoja säilytetään 10 vuotta hankkeen päättymisen jälkeen hankkeen rahoittajan ohjeen mukaisesti. Sidosryhmärekisterin tarkoitus on ylläpitää yhteystietoja yhteistyökumppaneihin, toimintaan osallistuneiden harjoittelijoihin, työkokeilijoihin ja opiskelijoihin. Yhteystietoja käytetään tiedottamiseen, yhteydenpitoon, arviointiin ja kehittämiseen. 

 

5. Rekisterin henkilötietojen sisältö

Joensuun Setlementti Ry kerää seuraavia henkilötietoja: nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite. Lisäksi osa toiminnoista kerää seuraavia tietoja: opiskelu-/ työpaikka, sukupuoli, ikä, huoltajan yhteystiedot, markkinointilupa, kuvauslupa, asiakkaan allergiat tai muut terveydentilaan liittyvät tiedot, joista työntekijän on hyvä olla tietoinen sekä asiakkaan toiveet avoimen toiminnan suhteen. Lisäksi nuorisotyön ja KOLMIPORRAS-hankkeen vapaaehtoisilta pyydetään suostumus rikosrekisteriotteen tarkastamiseen ja Isosisaruksilta pyydetään vaitiolositoumus. Joensuun Setlementti Ry:n toimintaan osallistuvilta harjoittelijoilta, työkokeilijoilta ja opiskelijoilta pyydetään harjoittelu-/ työsopimukset, vaitiolositoumukset ja työtodistukset.

 

6. Henkilötietojen lähde

Joensuun Setlementti Ry kerää henkilötietoja rekisteröidyltä henkilöltä itseltään tai hänen yhteyshenkilöltään. Sidosryhmärekistereihin kerätään tietoja julkisilta verkkosivuilta sekä kyseisiltä organisaatioilta/ tahoilta. Alaikäisten toimintaan osallistuvien henkilöiden kohdalla, henkilötietojen keräämisestä ja säilyttämisestä pyydetään huoltajan suostumus.


7. Henkilötietojen vastaanottajat ja suojaus

Henkilötietoja käsittelevät ne Joensuun Setlementti Ry:n työntekijät, joiden työnkuvaa kerätyt tiedot koskevat. Kerättyjä tietoja säilytetään salasanoin suojatussa Google Drive -pilvipalvelussa sekä paperisina lukituissa toimistotiloissa, lukollisissa arkistokaapeissa. Pilvipalveluihin pääsevät vain sinne käyttöoikeuden saaneet henkilöt, eli Joensuun Setlementin työntekijät ja toiminnanjohtaja. Kullakin työntekijällä (“käyttäjä”) on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työpuhelimiin tallennetut yhteystiedot on suojattu kunkin työntekijän työpuhelimen PIN- ja pääsykoodilla.  


8. Tietojen luovutus ja siirto kolmansiin maihin ja kansainvälisille järjestöille

Joensuun Setlementti Ry ei luovuta henkilötietoja EU/ ETA alueen ulkopuolelle, eikä käytä henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita. Nuoriso-,  seniori- ja lähiötyön rekistereistä voidaan luovuttaa tietoja vain perustellusta syystä rajattuun tarkoitukseen. Tällöin rekisteröidyltä kysytään suostumus. Mikäli Joensuun Setlementti Ry:n toimiala koordinoi sidosryhmäverkostoa, jonka koordinaatiovastuu siirtyy toiselle organisaatiolle ja rekisterin ylläpitovastuu on tästä syystä perusteltua siirtää, koko kyseistä toimintaa koskeva rekisteri voidaan luovuttaa. Tällöin rekisteröityjä tiedotetaan etukäteen tietojen luovutuksesta ja heille annetaan mahdollisuus poistua rekisteristä ennen tietojen luovutusta.


9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään Joensuun Setlementti ry:llä ainoastaan niin kauan kuin se on kyseisen toiminnan kannalta tarpeellista ja sen mukaan, mitä säilyttämisajoista on erikseen määrätty arkistolaissa.

Toimialakohtaiset käytänteet:

Nuorisotyö: Rekisterin ylläpitäjä arvioi henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterin ylläpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähdään yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterin ylläpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä. Rekisteritiedot käydään vuosittain läpi ja vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan. Henkilötiedot hävitetään, jos rekisterin jäsen sitä toivoo tai viimeistään sen avustusrahoituksen päätyttyä, jolla tuettua toimintaa varten henkilötiedot on kerätty.

KOLMIPORRAS-hanke: Asiakkaiden henkilö- ja yhteystiedot poistetaan rekisteristä asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Osallistujalla on oikeus tulla unohdetuksi, ja hän voi pyytää rekisterin yhteyshenkilöä poistamaan rekisteristä itseään koskevat henkilö- ja yhteystiedot. Hankkeessa kerättyjä tietoja säilytetään rahoittajan vaatimuksesta 10 vuotta hankkeen päättymisen (31.8.2023) jälkeen. Tiedot poistetaan määräajan umpeuduttua. Henkilötiedot poistetaan jo ennen raportointia pyynnöstä ja anonymisoidaan raportointia varten.

Seniorityö: Viestintärekisterit käydään läpi vuosittain; jos rekisteriin kuuluva henkilö ei ole osallistunut viimeisen vuoden aikana toimintaan, hänen tietonsa poistetaan rekisteristä. Henkilön tiedot lisätään takaisin rekisteriin, hänen niin pyytäessä. Tietojen poistosta ei ilmoiteta erikseen henkilölle. Viestintätieto poistetaan myös, kun tieto on vanhentunut, eikä tietoa kyetä päivittämään tai mikäli hankkeen toimintaan kuuluva henkilö ei halua enää tietoa alueensa toiminnasta tai, ettei henkilön voida enää katsoa kuuluvan sidosryhmään. Viestintään tarkoitetut tiedot poistetaan hankkeen päätyttyä tai kunnes henkilö sitä pyytää. Vapaaehtoistyörekisterin henkilötieto poistetaan, kun tieto on vanhentunut, eikä tietoa kyetä päivittämään. Tietoja henkilöistä säilytetään hankkeissa raportointia varten. Tiedot poistetaan hankkeen päätyttyä tai kunnes hanketta koskeva raportointi on hyväksytty rahoittajan tai vastaavan toimijan toimesta. Henkilötiedot poistetaan pyynnöstä jo ennen raportointia sekä anonymisoidaan raportointia varten. Sidosryhmä- ja osallistujarekisterin henkilötieto poistetaan, kun tieto on vanhentunut, eikä tietoa kyetä päivittämään tai mikäli sidosryhmään kuuluva henkilö vaihtaa toimialaa tai -aluetta niin, ettei henkilön voida katsoa enää kuuluvan sidosryhmään. Tietoja säilytetään hankkeissa raportointia varten. Tiedot poistetaan hankkeen päätyttyä tai kunnes hanketta koskeva raportointi on hyväksytty rahoittajan tai vastaavan toimijan toimesta. Henkilötiedot poistetaan jo ennen raportointia pyynnöstä ja anonymisoidaan raportointia varten. 

Historiantutkimusta ja arkistointia varten vapaaehtoisista ja sidosryhmistä säilytetään tai voidaan säilyttää nimi, organisaatio ja toimijuus pysyvästi.

 

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on talletettu rekisteriin
  • saada virheellinen henkilötieto korjattua
  • saada tietonsa poistettua rekisteristä
  • rajoittaa tietojen käsittelyä

 

Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@setlementtijoensuu.fi 


11. Profilointi

Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa.